¿Cómo combinar correspondencia en Word y Excel? - Guía rápida y sencilla

La combinación de correspondencia en plataformas como Word y Excel permiten construir un grupo de archivo personalizado  para cada destinatario de la lista creada, ya sean cartas, correos electrónicos o sobres. Por ejemplo, cuando una empresa quiere enviar una carta personal a sus clientes más importantes, puede usar esa carta como plantilla en Word (dependiendo de lo que quieran que compartas) y una lista en Excel.

El archivo de Word se inserta a Excel y se crea la carta personalizada para cada una de las personas que estén en ella, es decir, para cada cliente asignando sus datos. Esta herramienta es bastante funcional para automatizar o facilitar el proceso de creación de documentos con los datos de cada persona, además se puede invertir menos tiempo ya que se evita editar, copiar y pegar la información de cada destinatario.

Es muy útil en situaciones donde existe la necesidad de distribuir una gran cantidad de cartas y correspondencia personal. Además, con este método de comunicación podrás distribuir el tipo de documentos que deseas enviar y de esta manera optimizamos el tiempo.

¿Cuáles son los 4 pasos para combinar correspondencia en Word y Excel?

Hay que seguir varios pasos para realizar la combinación de correspondencia en Word y Excel, y así poder realizar adecuadamente el envío. Hay que tomar en cuenta que los datos de los destinatarios estén escritos sin errores para que la carta le pueda llegar. El procedimiento es el siguiente:

Correspondencia

• Crear la correspondencia en Excel: Abre en nuevo documento de Excel y crea una tabla con los datos que deseas combinar en Word. Por ejemplo, los nombres, apellidos, correo, dirección, datos telefónicos y otros. A partir de la segunda fila asigna los datos que correspondan al título. Las columnas deben estar bien descritas y que la información sea coherente con el nombre del encabezado.
• Guardar la lista: Luego de que tengas la lista de distribución debes proceder a guardarla. Ve a “Archivo” y presiona en “Guardar como”, debes ubicar bien dónde deseas guardar el documento en tu computadora y asignar un nombre para que no lo pierdas. El formato adecuado para guardar el documento debe ser  'valores separados por comas(*.csv)'.

Seleccionamos los destinatarios

• Crear el documento en Word: Abre la plataforma de Word y crea el documento que deseas compartir con los destinatarios. Aquí eliges la plantilla que deseas usar para realizar la combinación de correspondencia. Después, agrega el texto que va a aparecer en todos los documentos.
• Importar distribución en Word: Después de tener el documento de Word creado, es necesario ir a “Correspondencia” y seleccionar donde dice “Iniciar combinación de correspondencia”. Escoge el formato de la correspondencia (Carta, Etiqueta, Sobres). Luego, selecciona en “Usar lista existente” y presiona en “Examinar” para buscar el archivo CSV que guardaste en tu computadora e importa el archivo.

Insertar Campo combinado

• Agregar la combinación al documento: En el programa Word, vaya a la sección 'Correo electrónico' y da clic en 'Agregar campo de combinación'. Aquí hay varias opciones donde hay que definir los campos correspondientes al contenido de la lista de destinatarios. Por ejemplo: nombre, apellido, correo, dirección, etc. Repite este proceso para cada columna que desees vincular, como en el documento de Excel.

Finalizar y combinar

• Realizar la combinación de los documentos: Dirígete a la pestaña de “Correo” y haz clic en “Combinar correspondencia” y selecciona la barra de “Usar una lista existente” que es la que ya tienes guardada. Ahora continuarás de la siguiente forma:
• Selecciona el archivo de Excel donde está tu lista de personas.
• Presiona en “Editar lista de destinatarios” y así puedes confirmar que los campos que elegiste coinciden con tus columnas de Excel.
• Ve a “Combinar correspondencia” y marca la opción de “enviar por correo electrónico”.
• Tendrás dos formas de enviar el documento combinado, ya sea directamente a todos o de forma individual.

Otro método

Existen otras formas de combinar correspondencias de Word a Excel. Por ejemplo, por medio de enlaces de edición, mensajes de difusión, y algunas un poco más complejas. Lo importante es que con este método puedes lograr cualquier tipo de combinación, pues cada proceso varía según las necesidades que tengas para enviar una información. Uno de esos métodos empleados es:

Conectar y editar la lista de distribución de correo

1. Abre un documento de Word y ve directo a la pestaña de “Correo” en las herramientas.
2. Presiona en “Iniciar combinación de correspondencia” y ve a “Lista de contactos” en el menú.
3. Al abrirse el panel de “Lista de contactos” debes ya tener una lista en tu archivo de Excel, en el caso contrario selecciona “Elegir de Outlook” donde están tus contactos de destino, igual puedes crear la lista allí mismo si aún no la tienes.
4. Luego de tener tu lista de contactos, cierra la ventana de edición y vuelve a tu página de Word.
5. En Word selecciona los campos que deseas insertar en tu combinación de correspondencia en la opción de “Correo”.
6. Luego presiona en “Terminar y combinar” y en “correo”  abre “Documentos individuales”.
7. Abre 'Combinar correspondencia' y presiona en “Todos”.
8. Selecciona en “Nuevo documento” y acepta.
9. Este nuevo documento Word con sus combinaciones lo guardas en “Archivo” con el formato de 'Libro de Excel' y lo ubicas en tu computador.