¿Cómo compartir un archivo de Excel? - Aprende técnicas útiles en Excel

Es muy natural que se maneje la plataforma de Excel para realizar tareas de logística, economía, educación, tablas de valor, y otros. Esta es una de las herramientas más populares en la actualidad, ya que Excel es una hoja de cálculo que aporta todas las funciones para trabajar con números, letras, símbolos y fórmulas, por medio de una serie de columnas y filas que apoyan el procedimiento.

Los avances en Microsoft Excel han mejorado esta herramienta, permitiéndote realizar cálculos para diferentes proyectos, tanto personales,  profesionales o del alguna empresa. Muchas veces, luego de crear el archivo Excel, por motivos de trabajo en empresas, grupos escolares, o tiendas familiares, necesitamos compartir el archivo y no encontramos la forma de hacerlo, aquí te explicaremos paso a paso para que lo ubiques en tu ordenador.

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Método tradicional

Para compartir un archivo de Excel no existe un único método. Hay que tener en cuenta que el destinatario lo recibirá con los límites de permiso que tú le otorgues, por eso hay que tener cuidado antes de enviarlo. Para compartir un archivo de Excel siguiendo el método tradicional realiza estos pasos:

Carga el libro

1. Abre la herramienta de Excel, inserta las filas y columnas con la información y rectifica que ya está listo el documento.
2. En la parte superior izquierda de la pantalla presiona donde dice “Archivo” y selecciona la oposición de “Guardar como”.
3. Luego se te abrirá una pestaña que te indica en qué lugar de tu computadora deseas guardar tu archivo, y la opción para ingresar nombre que quieres darle, para así reconocerlo ante cualquier situación.
4. Asegúrate de que el formato sea compatible con cualquier versión de Excel. Toma en cuenta que al ser compartido con otros usuarios, tener una versión específica puede causar problemas al abrirlo.
5. El último paso de aquí es presionar en “Guardar”.

Compártelo

1. El archivo debe estar guardado correctamente en tu computadora, ahora debes buscarlo y proceder a compartirlo.
2. Aquí existen dos formas simples de hacerlo llegar a los invitados. La primera es a través de un correo electrónico, aquí debes contar con los correos de todos a los que le enviarás el documento, pero es un método seguro y fácil, siempre que las direcciones estén bien escritas.
3. Otra opción favorable es usar Google Drive o Dropbox. Ambas son plataformas en línea, que después de tener tu hoja de cálculo (documento Excel) terminada, solo le das en compartir directo y así no tienes que abrir en otra pestaña el Gmail.
4. Una forma tradicional es compartirlo mediante cable USB a todos los que desean el archivo. Esta parece un poco más lenta pero también es un método en caso de que no cuenten con conexión fija a internet.

Las otras personas pueden abrirlo

Ten en cuenta que al compartir el archivo las personas pueden recibirlo de inmediato. Al abrirlo tendrán la opción de editarlo o mirar solo el contenido, dependerá de los permisos que les hayas dado al guardar el archivo.

Si tu intención es que solo vean el contenido y no modifiquen nada, puedes limitar los permisos de edición. Pero recuerda, eso debes hacerlo antes de guardar y compartir el archivo de Excel.

Métodos alternativos hoja de cálculo

Hay otros métodos alternativos que facilitan el procedimiento de compartir el archivo. Toma en cuenta que lo ideal es no perder tanto tiempo al enviar un archivo de gran importancia, para esto, te compartimos las siguientes técnicas:

Compartir el libro

1. Herramientas de almacenamiento en la nube: más allá de simplemente cargar documentos de Excel a Google Drive o Dropbox, tenemos más posibilidades. Las personas pueden recuperar el archivo y realizar ajustes a través de Microsoft OneDrive o mediante un enlace que proporcionado directamente a la persona que recibe este archivo.
2. También es posible usar métodos de mensajería instantánea, esto es útil si tienes intenciones de compartir solo con usuarios específicos. Aquí puedes optar por aplicar la opción de WhatsApp, Messenger, Telegram, o Slack. Recuerda que para implementar estos métodos basta con tener el archivo guardado en tu ordenador.
3. Aplicaciones en línea como Google Sheets, que te permiten cambiar el formato de tu archivo de Excel a otro que sea compatible con la plataforma.
4. Usar las redes sociales es una forma eficiente y altamente funcional hoy en día. Si deseas compartir con un grupo grande, puedes utilizar Facebook o Twitter. A diferencia de los métodos tradicionales como Google Drive, tienes un alcance más amplio a través de estas redes. Para temas delicados, recomendamos elegir métodos generales.

Modificar el libro compartido

Para realizar esta función debes estar seguro de tener habilitados los permisos  antes de realizar el ajuste. Una forma simple es la siguiente:

1. Abre tu documento de Excel.
2. Realiza los cambios y ve a “Guardar”.
3. Si el libro es compartido, es decir, otras personas van a trabajar en el mismo, es posible que debas combinar los cambios. Ve a “revisar” y luego en “compartir libro”.
4. Abre la casilla de “permitir a usuarios modificar rangos” seleccione las partes que desee tener acceso para controlar los cambios, y vaya a donde dice “aceptar”.

Resaltar cambios

1. Presiona en “revisar”, donde dice “control de cambios” haz clic en “resaltar cambios”.
2. Luego, en “resaltar cambios” hay una casilla llamada “cuándo”, actívala y presiona en “todos”.
3. Elimina las casillas “quién y dónde”.
4. En una nueva hoja activa la casilla “mostrar cambios”.

Quitar el usuario

Primero que nada, el acceso se elimina directamente de la configuración:

1. Dirígete a “Configuración” en la sección de “cuentas”.
2. Ve a la parte de “otros miembros”.
3. Selecciona el nombre de la persona o su correo electrónico.
4. Haz clic en “Quitar”.

Dejar de compartir el libro

1. Ve a donde dice “compartir libro”
2. Quita el acceso a otros usuarios en “modificación”.
3. Desactiva la casilla de “Permitir cambios” y ya no tendrán acceso al archivo.