¿Cómo imprimo en Excel? - Conceptos, tips y atajos

Imprimir un documento de Excel puede parecer una tarea sencilla, sin embargo es importante tener en cuenta varios aspectos clave antes de llevar a cabo esta acción. En este artículo te contamos si es posible imprimir en Excel y qué debes considerar para obtener los mejores resultados. ¡Veamos!

Aspectos a considerar antes de imprimir

Microsoft Excel es una herramienta ampliamente utilizada en muchos campos, desde finanzas y contabilidad hasta gestión de productos y análisis de datos. Su simplicidad y poder de cómputo lo convierten en una opción popular para el procesamiento y generación de informes de datos.

Pero ¿qué sucede si necesitas imprimir una versión de estos datos? A continuación, te vamos a contar algunas cosas a tener en cuenta antes de hacerlo:

• Es fundamental verificar la configuración de página.
• Otro aspecto crucial a considerar es el diseño de página.
• Evalúa tus necesidades y preferencias en cuanto a la calidad de impresión y selecciona la opción adecuada. Además, una revisión exhaustiva antes de imprimir evitará errores y garantizará la precisión de la información impresa.

¿Cómo imprimir en Excel una o varias hojas de cálculo?

El primer paso para imprimir una hoja de cálculo en Excel es seleccionar las hojas de trabajo para imprimir. Para hacer esto, simplemente haz clic en el nombre de la hoja en la parte inferior de la ventana de Excel. Después de hacerlo, haz lo siguiente:

1. Debes dirigirte a la pestaña 'Archivo' que se encuentra ubicada en la parte superior de la ventana.
2. Presiona o da clic en 'Imprimir' en el panel izquierdo.
3. En la sección 'Configuración', elige las opciones de impresión deseadas, como el número de copias, la impresora, el rango de impresión, etc.
4. Haz clic en 'Imprimir' para imprimir la hoja de cálculo seleccionada.

Si necesitas imprimir varias hojas de cálculo en Excel, puedes hacerlo ejecutando el mismo proceso que se emplea para imprimir una sola hoja de cálculo, pero seleccionando múltiples hojas al mismo tiempo. Sigue estos pasos:

• Presiona la tecla Ctrl en tu teclado.
• Clic en los nombres de las hojas que necesites imprimir en la parte inferior de la ventana. Las hojas seleccionadas se resaltarán.
• Encuentra la pestaña 'Archivo' que está arriba en la ventana.
• Haz clic en 'Imprimir' en el panel izquierdo.
• En la sección 'Configuración', escoge las opciones de impresión deseadas, como el número de copias, la impresora, el rango de impresión, etc.
• Presiona en 'Imprimir' para imprimir las hojas de cálculo seleccionadas.

¿Cómo imprimir libros de manera simultánea?

Imprimir varios libros de Excel a la vez es una tarea eficiente y conveniente, especialmente cuando se trabaja con grandes cantidades de datos o se crean informes extensos.

1. Abre la carpeta donde se encuentran los libros de Excel que deseas imprimir.
2. Después, deberás mantener presionada la tecla Ctrl.
3. Selecciona diferentes títulos de los libros que deseas imprimir mientras mantienes presionada la tecla Ctrl. Los libros seleccionados se resaltarán.
4. Suelta la tecla Ctrl una vez que hayas seleccionado todos los libros que deseas imprimir.

Una vez que hayas escogido los libros de Excel que imprimirás, para hacerlo de manera simultánea deberás:

• Hacer clic con el botón derecho en uno de los libros seleccionados y seleccionar la opción 'Imprimir' en el menú desplegable.

¿Cómo imprimir todo o parte de una hoja de cálculo sin que se corte?

• Ajusta el tamaño de la hoja, pues esta es una de las formas más sencillas de evitar que se corte al imprimirla.
• Selecciona toda la hoja de cálculo que deseas imprimir. Puedes hacerlo haciendo clic en el botón triangular en la esquina superior izquierda (seleccionará toda la hoja de cálculo).
• Entra en pestaña 'Diseño de página' en la parte superior de la ventana de Excel.
• En el grupo 'Configurar página', presiona donde dice 'Tamaño' y selecciona el tamaño de papel deseado. Si no encuentras el tamaño que necesitas, haz clic en 'Más tamaños de papel' y personalízalo de acuerdo a tus necesidades.
• Pulsa en 'Aceptar' para aplicar los cambios en el tamaño de la hoja de cálculo.

Para imprimir una parte específica de la hoja de cálculo, puedes utilizar la función 'Área de impresión'. Sigue estos pasos para hacerlo:

• Escoge el rango de celdas que deseas imprimir.
• Entra en 'Diseño de página'.
• En el apartado de 'Configurar página' escoge y da clic en 'Área de impresión'.
• Selecciona la opción 'Establecer área de impresión' para definir el rango de celdas seleccionado como el área de impresión.
• Haz clic en el botón 'Aceptar', para aplicar los cambios en el área de impresión.

Ahora, imprime la hoja de cálculo seleccionando la opción Imprimir en el menú desplegable.

¿Cómo imprimir una tabla de Excel?

Si la tabla es demasiado grande para mostrarla completa, es recomendable ajustar su tamaño o utilizar la función de escala de impresión para que quepa en una página.

Lo siguiente que debes hacer es configurar la página para la impresión. Dirígete a 'Diseño de página' y procede a hacer clic en 'Configurar página'. Aquí puedes personalizar el tamaño del papel, la orientación (horizontal o vertical), los márgenes, entre otros ajustes.

Haz clic en 'Vista previa de salto de página' en la pestaña 'Vista' y verifica que no haya elementos que se muestren de manera extraña o que parezcan cortados en la página. Si necesitas ajustar algo, puedes hacerlo antes de proceder a la impresión.

Una vez que estés satisfecho con la vista previa, es hora de configurar las opciones de impresión. Aquí puedes elegir si deseas imprimir toda la tabla, únicamente una selección específica o varias áreas.

También puedes optar por imprimir en blanco y negro o en color, dependiendo de tus preferencias y las capacidades de tu impresora. Asegúrate de seleccionar las opciones correctas antes de continuar. Haz clic en 'Imprimir' y espera a que la impresora complete el proceso.

Imprimir un libro en un archivo

Abre el libro de Excel que deseas imprimir en un archivo. Asegúrate de que el libro esté completamente actualizado y que todas las páginas y celdas que deseas imprimir estén configuradas correctamente. Después:

• Ve hacia la pestaña de 'Archivo', que se encuentra en la barra de herramientas. Haz clic en la opción 'Guardar como' para abrir el cuadro de diálogo de guardado.
• En el cuadro de diálogo de guardado, selecciona el lugar donde deseas guardar el archivo en tu computadora. Asegúrate de que la ubicación seleccionada sea de fácil acceso para que puedas encontrar el archivo más tarde.
• En la parte inferior del cuadro de diálogo de guardado, hay un menú desplegable titulado 'Guardar como'. Haz clic en el menú desplegable y elige el formato de archivo que prefieras. Algunas opciones comunes incluyen PDF, XLS, XLSX, CSV, entre otros.

• Si deseas renombrar el archivo, puedes hacerlo.
• Una vez que hayas elegido la ubicación y el nombre del archivo, simplemente haz clic en el botón 'Guardar' para finalizar el proceso. Excel guardará el libro en el formato de archivo seleccionado en la ubicación indicada.