¿Cómo realizar subtotales en Excel? - Aprende a hacer subtotales en Excel

En el entorno empresarial y académico, Excel se consolida como una de las herramientas esenciales para gestionar y analizar datos. Los subtotales son un recurso valioso para resumir y estructurar información de manera eficiente. Esto, a su vez, facilita la toma de decisiones informadas y la generación de informes claros.

Excel permite la personalización de funciones de resumen y la anidación de niveles de subtotales, brindando un control completo sobre el proceso que estés llevando a cabo.

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¿Qué son los subtotales en Excel?

En Microsoft Excel, los subtotales son una función que permite calcular automáticamente sumas o funciones específicas en un rango de datos. Esta característica es especialmente útil cuando trabajas con conjuntos de datos largos y deseas calcular subtotales para segmentos específicos de esos datos. Los subtotales se utilizan comúnmente en informes, hojas de cálculo financieros y bases de datos para resumir información de manera jerárquica o por categorías.

Importancia de los subtotales

• Identificar tendencias o patrones en los datos: Los subtotales pueden ayudar a los usuarios a ver cómo cambian los datos con el tiempo o entre diferentes categorías. Esto puede ser útil para identificar tendencias o patrones que, de otro modo, serían difíciles de ver.
• Comprender mejor los datos: Los subtotales pueden ayudar a los usuarios a comprender mejor los datos al proporcionar una visión general de los datos a un nivel más alto. Esto puede ser útil para los usuarios que están trabajando con grandes cantidades de datos o que no están familiarizados con los mismos.
• Filtrar y analizar datos: Los subtotales pueden ayudar a los usuarios a filtrar y analizar datos de manera más efectiva. Por ejemplo, un usuario puede usar subtotales para filtrar datos por un rango de fechas o una categoría específica.

Pasos para realizar subtotales en Excel

Los subtotales son una excelente manera de resumir grandes conjuntos de datos de manera eficiente y son útiles para el análisis, como para la presentación de información. Para poder realizar esta actividad dentro de Excel debes tener en cuenta los siguientes criterios:

• El objetivo del análisis: ¿Qué información desea obtener de los datos? ¿Desea identificar tendencias o patrones? ¿Comprender mejor los datos? ¿Filtrar y analizar datos?
• Los datos: ¿Qué tipo de datos está analizando? ¿Son numéricos, de texto o una combinación de ambos? ¿Los datos están ordenados?
• La audiencia: ¿Quién va a utilizar los subtotales? ¿Necesitan una comprensión detallada de los datos o solo una visión general?

Organiza tus datos

Asegúrate de que tus datos estén organizados en columnas y que una de estas columnas tenga categorías o grupos que deseas resumir.

• Asegura que tus datos tengan encabezados de columna descriptivos en la primera fila.
• Ordena tus datos por la columna que utilizarás para agrupar los subtotales.
• Elimina y ajusta los datos duplicados.
• Agrega una columna para definir claramente las categorías o grupos si no la tienes.
• Limpia tus datos de celdas vacías o información incorrecta.
• Identifica la columna que utilizarás para agrupar los subtotales.
• Selecciona todo el rango de datos, incluyendo encabezados de columna.
• Puedes ayudarte de la función 'Ordenar', para poner los datos en orden alfabético

Selecciona el rango de datos

Seleccionar el rango de datos es un paso importante antes de realizar cualquier operación en Excel, incluyendo el cálculo de subtotales. Sigue estos pasos para seleccionar un rango de datos:

• Abre tu hoja de cálculo de Excel.
• Haz clic en la celda superior izquierda del rango de datos que deseas seleccionar. Esta celda se convertirá en la celda activa.
• Mantén presionado el botón del mouse (ratón) y arrastra el cursor hasta la celda inferior derecha del rango de datos. A medida que arrastras, verás que el rango de datos se resalta en color.
• Suelta el botón del mouse cuando hayas seleccionado todo el rango de datos que necesitas.

Accede a la opción de subtotales

Para acceder a la opción de subtotales en Excel, debes seguir los siguientes pasos:

• Asegúrate de que tus datos estén organizados con encabezados de columna y que estén ordenados.
• Selecciona el rango de datos en el que deseas calcular los subtotales.
• Dirígete a la pestaña denominada 'Datos', ubicada en la barra de opciones de Excel.
• Haz clic en el botón 'Subtotal'.

Uso básico de los subtotales en Excel

El uso básico de los subtotales en Excel es agrupar datos y calcular un total para cada grupo. Esto puede ser útil para visualizar grandes cantidades de datos e identificar tendencias y/o patrones.

Selecciona columna de agrupación

La columna de agrupación es la columna o fila por la que se agrupan los datos. Esta columna o fila debe contener valores únicos para cada grupo. Para seleccionar la columna de agrupación, siga estos pasos:

• Seleccione los datos que desea agrupar.
• En la pestaña 'Datos', haga clic en el botón 'Subtotales'.
• En el cuadro de diálogo 'Subtotales', selecciona la columna o fila que deseas usar como columna de agrupación en el cuadro 'En cada cambio en'.

Elije las funciones de resumen

Cuando estás configurando los subtotales en Excel, puedes elegir entre varias funciones de resumen para aplicar a tus datos. Las funciones de resumen disponibles incluyen:

• Suma: Calcula la suma de los valores en la columna seleccionada.
• Promedio: Calcula el promedio de los valores en la columna seleccionada.
• Mínimo: Muestra el valor mínimo en la columna seleccionada.
• Máximo: Muestra el valor máximo en la columna seleccionada.

Ver resultados de subtotales

Para ver los resultados de los subtotales en Excel, sigue estos pasos:

1. Seleccione los datos que contienen los subtotales.
2. En la pestaña 'Datos', haga clic en el botón 'Subtotales'.
3. En el cuadro de diálogo 'Subtotales', haga clic en el botón 'Mostrar'.

Excel mostrará los subtotales en la hoja de cálculo. Los subtotales se mostrarán en filas separadas, y cada fila mostrará el nombre del grupo y el total del grupo. También puede ver los resultados de los subtotales en el panel de esquema, un panel que se encuentra en la parte izquierda de la ventana de Excel.

Uso avanzado de los subtotales en Excel

Existen maneras más avanzadas que facilitan el trabajo a la hora de generar subtotales. Para poder desarrollarlos, debes tener en cuenta lo siguiente:

Subtotales múltiples en varios niveles

Es posible crear subtotales múltiples en varios niveles en Excel. Para hacerlo, siga estos pasos:

• Seleccione los datos que desea agrupar.

• En la pestaña 'Datos', haga clic en el botón 'Subtotales'.

• En el cuadro de diálogo 'Subtotales', realice las siguientes configuraciones:

  • En el cuadro 'En cada cambio en', seleccione la columna o fila por la que desea agrupar los datos.
  • En el cuadro 'Usar función', seleccione la función de resumen que desea usar para calcular los subtotales.
  • En el cuadro 'Agregar subtotal', seleccione el nivel de subtotal que desea agregar.
  • En el cuadro 'Reemplazar subtotales actuales', seleccione 'Sí' si desea reemplazar los subtotales existentes.

• Haga clic en el botón 'Aceptar'.

Funciones de resumen personalizadas

Las funciones de resumen personalizadas son funciones que puede crear para calcular un resumen de los datos en una hoja de cálculo. Estas funciones pueden ser útiles si necesitas calcular un resumen que no está disponible en las funciones de resumen predeterminadas de Excel.

1. Seleccione los datos que desea agrupar.

2. En la pestaña 'Datos', haga clic en el botón 'Subtotales'.

3. En el cuadro de diálogo 'Subtotales', realice las siguientes configuraciones:

   • En el cuadro 'En cada cambio en', seleccione la columna o fila por la que desea agrupar los datos.
   • En el cuadro 'Usar función', seleccione 'Personalizada'.
   • En el cuadro 'Núm_función', seleccione el número de la función de resumen personalizada que desea usar.

4. Haga clic en el botón 'Aceptar'.

Ocultar detalles y mostrar totales generales

Si tiene una hoja de cálculo que contiene subtotales, puede ocultar los detalles y mostrar únicamente los totales generales. Para hacerlo, siga estos pasos:

1. Seleccione los datos que desea ocultar.
2. En la pestaña 'Datos', haga clic en el botón 'Subtotales'.
3. En el cuadro de diálogo 'Subtotales', haga clic en el botón 'Ocultar detalles'.
4. Haga clic en el botón 'Aceptar'.

Excel ocultará los detalles y solo mostrará los totales generales.

También puedes ocultar los detalles y mostrar únicamente los totales generales usando la función SUBTOTALES. Para hacerlo, siga estos pasos:

1. En la celda donde desea mostrar el total general, escriba la siguiente fórmula: '=SUBTOTALES(9, G2:G30)'

Donde 9 es el número de la función SUBTOTALES que calcula el total general. Excel mostrará el total general en la celda seleccionada.