¿Cómo crear una tabla dinámica en excel? - Descubre las ventajas de las tablas dinámicas en excel

Una de las herramientas más poderosas que posee Excel son las tablas, ya que gracias a ellas podemos hacer análisis rápidos de gran cantidad de información. Así como también comparar los patrones que tenemos, contabilizar ciertas cantidades y validar algunas tendencias de datos que deseemos. Lo cual nos va a facilitar cualquier toma de decisiones ante un negocio, ya sea grande o un pequeño emprendimiento.

En esta nota te vamos a explicar con sumo detalle cuál es la función de las tablas dinámicas en Excel y cómo utilizarlas. Te mostraremos el procedimiento de crear una tabla dinámica en Excel, con el fin de que puedas comprender todas las funciones de esta herramienta. Así que quédate con nosotros y sigue leyendo para saber más sobre este tema de gran importancia que te ayudará en tu vida laboral.

¿Para qué sirve una tabla dinámica en Excel?

Nos ayudan a la hora de trabajar con grandes cantidades de información, ya que nos permite filtrar de forma concisa los datos que vamos a utilizar. En ellas podemos visualizar los campos de las bases de antecedentes que estamos usando y nos simplifican el cambio de las columnas, así como las filas de las hojas de cálculo.

Aunque debemos tener en cuenta que las tablas dinámicas van a funcionar de una manera algo distinta, todo depende de la plataforma que se emplee para ejecutar Excel. Entre los elementos que podemos destacar dentro de sus diversas opciones que nos ofrece, nos encontramos con:

• Se van a lograr visualizar todos los datos que poseamos en nuestra hoja de cálculo, ordenados por categorías o subcategorías según el gusto.
• Utilizar las operaciones y las fórmulas de Excel de una forma más personalizada y avanzada, con una presentación más formal.
• Obtener una indagación detallada de toda la investigación en general o de la base de datos específica con la que queremos trabajar.
• Se puede expandir o contraer la información que deseamos, ya sea por partes o en su totalidad, así como resaltar los resultados más importantes.
• Ordenar y agrupar la investigación según nuestras necesidades, facilitando el trabajo y obteniendo resultados precisos y concisos.
• Obtener diversos resúmenes de todos los datos o de la investigación esencial que se encuentra en la hoja de cálculo de Excel.
• Realizar informes en un formato más profesional, ya sea en una estructura impresa u online, según nuestras necesidades.
• Nos permite trabajar de forma rápida, automática y práctica, ya sea con fines laborales o personales.
• Realizar un cruce de todos los datos que poseemos en las hojas de Excel con el objetivo de descubrir la información más importante.

¿Cómo crear una tabla dinámica en Excel?

Llevar a cabo la creación de una tabla dinámica en Excel no es algo muy complicado. Hay que tener en cuenta que si eres nuevo en esto, lo mejor es que empieces por la opción de la tabla dinámica más recomendada. Excel determina un diseño y estructura automáticamente según los datos que deseamos obtener. Con el objetivo de crear las tablas dinámicas en Excel, debemos seguir algunos pasos sencillos, como los siguientes:

• Seleccionar todas las celdas con sus respectivos datos, los cuales son los que queremos utilizar para crear la tabla dinámica en Excel. Debemos prestar suma atención a que no se encuentren vacías y que solo tengan un encabezado en una fila. Estos deben estar ordenados por un atributo específico para que sea más sencillo una vez que se conviertan en una tabla dinámica.

• Luego nos dirigimos a la opción de insertar una tabla dinámica. Al hacer clic en ella, nos va a aparecer una ventana emergente que nos mostrará las opciones de creación y también el rango que seleccionamos. En la siguiente parte, se nos dará a elegir si queremos colocar el informe dentro de la tabla dinámica, donde vamos a seleccionar 'Crear una nueva hoja'. Después de esto, en el lado derecho encontraremos un panel que nos facilitará el orden de la información.

• Debemos ingresar los datos en el rango de filas y columnas, donde vamos a clasificar los valores según lo que representan.

Todos estos campos que ya están determinados se pueden modificar más adelante según nuestras necesidades. Una de las alternativas que nos ofrecen las tablas dinámicas es que podemos cambiar o eliminar los campos y valores. La idea es explorar y reorganizar los diversos cuadros que se nos presentan con la intención de adecuarnos a nuestro trabajo.

¿Cómo usar tablas dinámicas de otros orígenes?

Analizar una gran cantidad de datos nos ayuda a la hora de tomar decisiones importantes en el ámbito empresarial, aunque a veces resulta difícil tener una idea de dónde empezar. Y más aún cuando se tiene información almacenada fuera de Excel. En este caso, se debe conectar al origen los datos externos. A continuación, vamos a ver cómo crear una tabla dinámica mediante una conexión de información externa:

• Debemos hacer clic en alguna celda de la hoja de cálculo.
• Luego vamos a Insertar > Tabla dinámica.
• En la lista que se despliega, dentro del cuadro de la tabla dinámica, hacemos clic en 'Desde el origen de datos externos'.
• Luego, en la pestaña de conexiones, damos clic en el cuadro 'Mostrar'. Debemos mantener todas las uniones seleccionadas o elegir una categoría de conexión donde se encuentre el origen de los datos a los que deseamos conectarnos.
• Si queremos volver a usar o compartir una conexión ya existente, tenemos que emplear un contacto de Conexiones en el libro.
• Después elegimos dónde queremos colocar el informe de la tabla dinámica, buscando una ubicación.
• Si deseamos poner el tablero activo en una nueva hoja de cálculo desde la celda A1, hay que elegir una reciente.
• Para tener la tabla dinámica en la hoja de cálculo que está activa, se debe escoger una existente y luego en el cuadro de ubicación se escribe la celda.

Es importante asegurarnos de que al momento de crear una tabla dinámica, nuestros datos tabulares estén organizados. Es decir, la información en filas y columnas, donde las últimas son las que van a tener un título correspondiente. Después de esto, será muy fácil llevar a cabo el proceso de creación de la tabla.

Recordemos que al agregar un tablero dinámico vacío, se nos mostrará una lista de campos que podemos reorganizar según nuestra preferencia. También podemos agregar un filtro de informe, etiquetas de columnas o de filas, y los valores que deseamos colocar arrastrando una sección de campos a cierta área.

Si queremos darle un toque más personal a la tabla dinámica, podemos hacer clic con el botón secundario en los campos de la sección de áreas, seleccionar la opción deseada o arrastrar los cuadros entre diferentes espacios de nuestro interés.

Partes de una tabla dinámica

Al momento de crear una tabla dinámica, vamos a observar una lista de campos que están disponibles, así como las áreas donde los podemos acomodar. Esto nos va a permitir comparar los datos de nuestra base. También nos vamos a topar con el filtro de investigación. Los campos que añadiremos van a crear filtros en la tabla dinámica con el objetivo de restringir la información que se nos muestra en la pantalla.

Las etiquetas de columna son aquellos campos que se encuentran en la tabla dinámica. La clasificación de línea son partes determinantes de ellas. Los valores son los que se colocan en las celdas de la misma y que son totalizados para las columnas y las filas. Así que podemos resumir que entre nuestras opciones nos encontraremos con lo siguiente:

• Orden
• Vendedor
• Fecha
• Marca
• Modelo
• Total
• Más tablas
• Filtros
• Columnas
• Filas
• Valores

Podemos jugar con cada uno de estos ítems para adaptarlos a nuestras necesidades y que nos muestren los resultados que deseamos.

¿Cómo actualizar una tabla dinámica?

Podemos actualizar la tabla dinámica en cualquier momento que queramos o necesitemos, y es muy fácil. Para llevar a cabo esto, tenemos dos opciones: hacerlo de manera manual o automática. A continuación, te explicamos ambos procesos con detalle:

• Actualizar una tabla dinámica de forma manual: hacemos clic en cualquier parte del tablero para que se desplieguen las herramientas y opciones de la tabla dinámica. Nos dirigimos a 'Analizar' y luego a 'Actualizar', o podemos presionar Alt+F5. Si queremos que la actualización se aplique a todos los tableros activos del libro, seleccionamos 'Aceptar'.

• Refrescar la tabla dinámica de manera automática: hacemos clic en alguna parte del tablero para ver la cinta de opciones de herramientas de la tabla dinámica. En la pestaña 'Datos', activamos la casilla 'Actualizar todo'.

Las tablas dinámicas no se actualizan de manera predeterminada, pero podemos especificar que se lleve a cabo la actualización al momento de abrir el libro que contiene los datos que utilizamos en ella.

Ejemplos de tablas dinámicas

Las tablas dinámicas son una herramienta bastante sencilla, donde se necesitan los datos de inventario ya existentes con el fin de actualizarlas a medida que aumentan las ventas. Y no solo se pueden usar para negocios, ya que sus componentes son tan diversos que también nos ayudarán en tareas simples. A continuación, vamos a repasar algunos ejemplos:

• Para rastrear órdenes de trabajo: nos permite hacer una mejor gestión de los servicios que ofrece una empresa. Esto nos ayuda a estar al día con lo que los clientes contratan, sin perder de vista aspectos importantes como las entregas. Además, contribuye a brindar un buen nivel de servicio al cliente y evitar que el negocio termine con una mala reputación.
• Control de ventas mensuales: para esto, necesitamos toda la información de inventario.
• Seguimiento de productos en alquiler: ya sea equipos, mobiliario o vehículos. Su objetivo es dar seguimiento a los contratos que están por terminar para poder recoger los artículos alquilados. También se registran las condiciones en las que se entregaron, los pagos adicionales, las pólizas de seguro y los reclamos.
• Control de cobros: es uno de los más utilizados, ya que gracias a ello, los departamentos de cobranza y ventas pueden estar al tanto de todo. Esto permite un seguimiento eficiente, donde ambos departamentos tienen acceso a los datos más relevantes. La actualización en este caso debe ser diaria, evitando errores o confusiones.

¿Cómo trabajar con valores de tablas dinámicas?

Con el fin de orientar los valores en la tabla dinámica, nos encontramos con un formato basado en filas y columnas. La importancia predeterminada se encuentra en las filas, pero si cambiamos a formaciones, se agrega una línea que llevará el nombre del valor. Esta línea siempre se ubicará a la derecha de la columna, siguiendo el encabezado de la fila.

Si deseamos cambiar el formato de la tabla dinámica, nos dirigimos a la pestaña de 'Análisis' y seleccionamos el elemento visual que queremos editar. Ampliamos el cuadro de campo y seleccionamos las opciones que están en la parte superior del elemento visual, ya sean columnas o filas. Tenemos varias opciones para acceder a las opciones que Excel ofrece sobre los campos de valores en las tablas dinámicas, entre las cuales destacan:

• Pulsar en el campo dentro del área de valores para acceder a las configuraciones que podemos realizar.
• En la pestaña 'Análisis' (en versiones más recientes de Excel), encontramos una de las herramientas en la tabla dinámica dentro de la cinta de opciones. Luego pulsamos sobre el botón de configuración de campo en el grupo de preferencias del cuadro activo.

Desde el cuadro de configuración, podemos realizar diversas tareas, como:

• Personalizar el nombre del campo, teniendo en cuenta que no se puede utilizar un título de cuadro que ya exista.
• Seleccionar el tipo de cálculo que se usará para resumir los datos, eligiendo una función de cálculo de la lista.
• Cambiar el formato de los números para definir la apariencia de las cifras según se desee. Es importante realizar esta modificación desde el cuadro de diálogo, en lugar de hacerlo a través del formato de las celdas, para cambiar el diseño de la tabla dinámica pero mantener el formato elegido en el campo de valor.
• Definir cómo se mostrarán los títulos, ya sea en forma de porcentajes u otras opciones.

A continuación, detallaremos cada una de las opciones que encontramos en esta propiedad:

• Porcentaje del total general, que muestra el porcentaje de cada valor con respecto al total absoluto.
• Porcentaje de todas las columnas.
• Porcentaje total de las filas.
• Porcentaje de cada valor en comparación con un alcance seleccionado.
• Porcentaje completo de las principales columnas, que es el subtotal de la fila y requiere que los datos estén agrupados por filas.
• Porcentaje de las líneas principales, donde se muestra el porcentaje de cada uno con respecto al subtotal de las columnas.
• Diferencia de porcentaje, en relación con un valor que elegiremos.
• Porcentaje total de la acumulación de títulos a lo largo del tiempo.

Dentro del área de estimación, específicamente al hacer clic en la flecha hacia la derecha, encontramos la configuración del campo de alcance. La ventana que aparece en este caso es diferente a la que hemos visto hasta ahora, ya que tiene otro nombre y ofrece herramientas adicionales.

Esta ventana es muy importante, puesto que está diseñada para trabajar con antecedentes. Aquí podemos formatear cada campo de datos que tenemos, utilizando el botón de comando de estado del número. También podemos cambiar el nombre de las columnas o agregar una descripción más detallada. Además, se muestran los valores como ejemplos de porcentajes, como mencionamos anteriormente.

Estas son algunas de las opciones que encontramos al acceder a 'Mostrar valores'. Es una propiedad que facilita mucho nuestro trabajo y está a solo un clic dentro de la tabla dinámica. Recuerda que cada una de las herramientas que se presentan al crear un tablero activo son esenciales para facilitar nuestro trabajo.

Ya sea en una sola hoja de cálculo de Excel o en varias, podemos utilizarlas como referencia para este tipo de tablas. La información resultante nos ayudará a tomar decisiones, lo cual es muy importante en las grandes empresas.

Los gráficos de Excel son de gran ayuda para comparar grandes cantidades de información, ya sea en forma de tablas o a través de cruces de datos. Nos permiten realizar descripciones relevantes y trabajar de manera más eficiente. Esperamos que esta información te sea útil y te ayude a construir hojas de cálculo con un estilo más profesional.