¿Cómo enviar un archivo de Word por Gmail? - Descubre los métodos para compartir archivos

En la era digital actual, el correo electrónico es parte integrante de nuestra comunicación personal y profesional. Ya sea para enviar documentos, imágenes u otros archivos, el correo electrónico sigue siendo una forma cómoda y eficaz de compartir información. Para muchos, Gmail es la plataforma de correo electrónico a la que recurren para satisfacer sus necesidades de comunicación. Es por esta razón que te mostramos cómo enviar un archivo de Word por Gmail y exploramos varios métodos para compartir archivos electrónicos a través del servicio de correo de Google, incluyendo el envío mediante Google Drive.

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¿Cuál es el límite de tamaño de los archivos adjuntos que se pueden enviar?

Antes de ver cómo enviar archivos de Word a través de Gmail, es esencial entender que existen limitaciones para adjuntar archivos a tus correos electrónicos. Gmail tiene ciertas restricciones en cuanto al tamaño de los archivos adjuntos. Esto puede variar en función de si utilizas una cuenta de Gmail gratuita o una cuenta de Google Workspace (antes G Suite).

En el caso de las cuentas de Gmail gratuitas, el tamaño máximo de los archivos adjuntos suele rondar los 25 megabytes (MB). Sin embargo, cabe señalar que este límite puede cambiar, por lo que es recomendable consultar la documentación oficial de Gmail para obtener la información actualizada.

El límite de tamaño de los archivos adjuntos se aplica al tamaño total de todos los archivos adjuntos de un mensaje de correo electrónico. Esto significa que si adjuntas dos archivos de 13 MB cada uno, el mensaje de correo electrónico será rechazado porque el tamaño total de los archivos adjuntos es de 26 MB.

El límite de tamaño de los archivos adjuntos puede ser inferior para determinados tipos de cuentas de correo electrónico. Por ejemplo, el límite de tamaño de los archivos adjuntos para las cuentas de empresa de Gmail es de 10 MB.

El límite también puede ser inferior si envías un correo electrónico a un destinatario que utiliza un proveedor de servicios de correo electrónico diferente.

Si necesitas enviar un archivo que supera esta capacidad de archivos adjuntos, debes ponerte en contacto con el destinatario para ver si tiene alguna sugerencia. También puedes probar a utilizar un servicio para compartir archivos o un servicio de almacenamiento en la nube.

Para los usuarios de Google Workspace, el límite de tamaño de los archivos adjuntos suele ser mayor y, a menudo, oscila entre 50 MB y 100 MB por correo electrónico. Ten en cuenta que estos límites se aplican al tamaño total de todos los archivos adjuntos combinados en un único mensaje de correo electrónico.

Métodos por los que puedo mandar un documento o carpeta de archivos por correo

En esta sección, exploramos varios métodos que se pueden utilizar para enviar documentos o carpetas de archivos por correo electrónico. Tanto si quieres enviarlos desde el móvil como desde el PC, profundizamos en las opciones disponibles y analizamos sus ventajas y limitaciones.

Desde el celular

Puede que enviar documentos o carpetas de archivos por correo utilizando el teléfono celular no sea el primer método que te venga a la cabeza, pero los avances tecnológicos lo hacen posible. Las siguientes son algunas formas de conseguirlo:

Aplicaciones de escaneado e impresión

Las aplicaciones móviles como Adobe Scan, CamScanner u Office Lens permiten escanear documentos directamente desde el teléfono y guardarlos como archivos PDF o de imagen. Una vez escaneados, puedes imprimir los archivos con una impresora inalámbrica o transferirlos a un ordenador para su posterior procesamiento. Este método es útil cuando necesitas enviar varias páginas o documentos complejos que no se pueden recrear fácilmente.

Servicios de almacenamiento en la nube

Utilizando servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox o OneDrive, puedes subir tus documentos o carpetas de archivos desde tu teléfono móvil. Posteriormente puedes compartir el enlace o la invitación con un destinatario. A continuación, el destinatario puede acceder a los archivos y descargarlos desde su propio dispositivo. Este método elimina la necesidad de copias físicas, lo que lo convierte en una opción eficiente y respetuosa con el medio ambiente.

Aplicaciones móviles específicas

Algunas aplicaciones móviles están diseñadas específicamente para enviar documentos de Word o carpetas de archivos por correo. Estas aplicaciones suelen integrarse con los servicios postales, lo que permite crear y enviar correo digitalmente. Algunos ejemplos son DocuSign, HelloSign y Adobe Fill & Sign. Estas opciones ofrecen funciones como firmas electrónicas, plantillas de documentos, haciéndolas muy prácticas para enviar archivos importantes mientras se está fuera de casa.

Gmail

Enviar documentos de Word u otros archivos directamente desde la aplicación móvil es una opción muy cómoda, sobre todo cuando necesitas compartir archivos importantes rápidamente. A continuación te explicamos cómo puedes hacerlo utilizando la popular plataforma de correo electrónico Gmail:

• App de Gmail: para empezar, abre la aplicación de Gmail en tu dispositivo móvil y asegúrate de haber iniciado sesión en tu cuenta de Gmail.
• Redacta el correo electrónico: pulsa el botón 'Redactar', que normalmente se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla. Se abrirá una nueva ventana de redacción de correo electrónico.
• Adjunta archivos o carpetas: busca el icono del clip o del archivo adjunto, normalmente situado en la parte superior o inferior de la ventana de composición, y pulsa sobre él. Te aparecerá la opción de adjuntar archivos.
• Selecciona archivos o carpeta: dependiendo de tu dispositivo y de la versión de la aplicación de correo electrónico, es posible que puedas seleccionar archivos individuales o carpetas del almacenamiento de tu dispositivo. Si no puedes seleccionar una carpeta directamente, puedes elegir varios archivos para adjuntar.

• Finaliza la redacción: después de adjuntar los archivos o la carpeta, puedes proceder a rellenar la dirección de correo electrónico del destinatario, el asunto y cualquier contenido adicional. Cuando estés listo, pulsa el botón 'Enviar' para enviar el correo electrónico con los archivos o la carpeta adjuntos.

Ten en cuenta que no todas las aplicaciones móviles de correo electrónico permiten adjuntar carpetas directamente. En estos casos, tendrás que seleccionar y adjuntar archivos individuales de la carpeta que quieras compartir.

Desde el PC

Cuando se trata de enviar documentos o carpetas de archivos por correo desde un PC, tienes aún más opciones a tu disposición. Los siguientes son algunos métodos a tener en cuenta:

Archivos PDF o ZIP

Si tienes varios documentos o archivos que deseas enviar como un solo paquete, puede crear un archivo PDF o ZIP desde la PC. Los archivos PDF son ampliamente compatibles y conservan el formato de los documentos originales. Los archivos ZIP, por su parte, comprimen varios archivos en uno solo para compartirlos fácilmente. Una vez creado el formato de archivo deseado, puedes adjuntarlo a un correo electrónico o subirlo a un servicio de almacenamiento en la nube. Desde allí puedes compartir el archivo con el destinatario.

Servicios de transferencia de archivos

Hay varios servicios de transferencia de archivos disponibles en línea que te permiten enviar archivos grandes de forma segura. Existen diversos servicios que te permiten subir tus documentos o carpetas de archivos, generar un enlace de descarga único y compartirlo con el destinatario. Este método es especialmente útil cuando se trata de archivos grandes que no pueden enviarse por correo electrónico.

Gmail

Si utilizas un ordenador de sobremesa o portátil para enviar archivos de Word a través de Gmail, el proceso es igual de sencillo. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Accede a Gmail: Abre tu navegador y accede al sitio web de Gmail e inicia sesión, si aún no lo has hecho.
• Redacta el correo electrónico: haz clic en el botón 'Redactar', situado normalmente en la esquina superior izquierda de la interfaz web de Gmail.
• Adjunta el archivo: en la ventana de composición del correo electrónico, encontrarás un icono de archivo adjunto (normalmente representado como un clip). Haz clic en este icono para adjuntar un archivo.

• Selecciona el documento de Word: aparecerá un cuadro de diálogo de archivos que te permitirá explorar los archivos de tu ordenador. Localiza y selecciona el archivo de Word que deseas adjuntar.

• Envía el correo electrónico: después de adjuntar el documento de Word, puedes rellenar la dirección de correo electrónico del destinatario, el asunto y el contenido del mensaje que desees incluir. Por último, haz clic en el botón 'Enviar' para enviar tu correo electrónico con el archivo de Word adjunto.

Enviar documentos de Word desde tu PC te proporciona un mayor control sobre el proceso, por lo que es ideal para tareas que requieren un formato y una edición precisos.

¿Qué hacer si el archivo tiene un exceso de peso?

Abordemos ahora la cuestión del envío de archivos de Word que superan los límites de tamaño impuestos por Gmail. Una de las alternativas más utilizadas para enviar archivos que exceden los límites de Gmail para adjuntar archivos es compartirlo mediante Google Drive. Te explicamos cómo hacerlo.

Compartir por Google Drive

Google Drive es el servicio de almacenamiento en la nube de Google, perfectamente integrado con Gmail. Te permite almacenar archivos, incluidos documentos de Word, en la nube y compartirlos fácilmente con otras personas. A continuación, te explicamos cómo enviar un archivo de Word a través de Gmail mediante Google Drive:

• Subir a Google Drive: En primer lugar, debes subir tu documento de Word a Google Drive. Para ello, abre Google Drive (https://drive.google.com/) y accede a tu cuenta de Google si es necesario. Haz clic en el botón '+ Nuevo' situado en la parte izquierda y selecciona 'Subir archivo'. Localiza y selecciona tu documento de Word entre los archivos de tu ordenador.

• Comparte el archivo: Una vez subido el documento, haz clic con el botón derecho en él en Google Drive y selecciona 'Compartir'. Aparecerá un cuadro de diálogo para compartir.
• Elige el destinatario: En el cuadro de diálogo para compartir, introduce las direcciones de correo electrónico de los destinatarios con los que quieras compartir el documento.

• Establece permisos: elige si el destinatario puede ver, comentar o editar el documento. Si quieres enviar el documento a través de Gmail, asegúrate de que la opción 'Notificar a los destinatarios' está marcada para enviarles una notificación por correo electrónico.
• Enviar a través de Drive: Después de configurar los permisos para compartir, haz clic en el botón 'Enviar'. Esto enviará un correo electrónico a los destinatarios especificados con un enlace al documento compartido.
• Redactar mensaje: en la ventana de composición de correo electrónico que se abre, puedes personalizar el asunto y añadir un mensaje si es necesario. A continuación, haz clic en el botón 'Enviar' para enviar el correo electrónico que contiene el enlace a tu archivo de Word en Google Drive.

Al compartir tu documento de Word a través de Google Drive, puedes eludir fácilmente los límites de tamaño de los archivos adjuntos y, al mismo tiempo, garantizar que tus destinatarios puedan acceder al documento y colaborar en él cuando lo necesiten.