¿Cómo comparar dos archivos de Excel? - Aprende a comparar archivos de Excel

En esta sección vamos a describir el proceso que tenemos que llevar a cabo para tener en cuenta todo el error humano que puede existir durante el ingreso de datos, fórmulas o gráficas que empleamos durante el proceso de crear un archivo. Para ello vamos a revisar el paso a paso de cómo utilizar la función de comparar y los distintos métodos que podemos emplear para revisar libros, archivos u hojas de cálculo dentro de un mismo archivo al mismo tiempo.

¿Para qué comparamos dos archivos de Excel?

Las funciones para comparar en dos hojas de cálculo o en dos libros de Excel se vuelve una necesidad por distintos factores que podemos verificar con estas funciones:

• Encontrar diferencias entre dos libros u hojas de cálculo, como cambios en fórmulas, valores, tablas dinámicas o códigos VBA.

• Encontrar posibles problemas, como totales escritos de forma manual en lugar de ser un resultado o fórmulas rotas.

• Conocer las igualdades o las diferencias que pueden existir entre dos hojas de cálculo.

La comparación de archivos y hojas de cálculo es una utilidad necesaria para cualquier persona que se tenga que desenvolver en un área que requiera Excel, más aún si este trabaja en equipo. Con estas funciones podremos verificar donde está el error. También ahorra mucho tiempo y sobre todo esfuerzo para evitar revisar celda por celda en archivos u hojas diferentes.

Abrir Comparación de hojas de cálculo

Dos Hojas 

Con esta técnica podremos observar diferencias entre hojas de cálculo de un mismo archivo y tomar acciones para resaltar de forma manual en el documento, de ser un documento pequeño.

1. Lo primero será abrir nuestro documento con las hojas de cálculo que tenemos que revisar.
2. Luego nos iremos a la pestaña de vista en la cinta de herramientas de Excel.
3. Ahí haremos clic en “nueva ventana” inmediatamente nos abrirá el mismo archivo Excel, simplemente tendrá el mismo nombre acompañado del número 2 de ser posible.
4. Luego podemos aplicar la opción de “ver en paralelo” y “desplazamiento sincronizado” y todo lo que hagamos en un libro se verá reflejado en el otro, con la idea de poder resaltar dónde están los detalles de análisis de interés.

Lado a lado 

Este método lo vamos a usar para comparar dos archivos que sean similares, con el objetivo de revisarlo de forma detenida y manual. Vamos a mirar los siguientes pasos para llevarlo a cabo:

1. Tenemos que tener los dos archivos que vamos a revisar abiertos en simultáneo.
2. En uno de estos vamos a seleccionar en la cinta de herramientas la pestaña de “Vista”.
3. Luego hacemos clic en las opciones de “Ver en paralelo” y “desplazamiento sincrónico”. Estas opciones en conjunto nos permitirán ver los archivos al mismo tiempo y comparar de forma manual, de manera que, si bajamos en un archivo, lo mismo sucede en el otro archivo.

Comparar dos archivos en dos libros de Excel

Esta comparación de dos hojas de cálculo o archivos es imprescindible si se quiere encontrar errores, diferencias o similitudes, como se mencionan los resultados o datos escritos a mano o fórmulas que no hayan sido bien concatenadas.

La comparación de hojas de cálculo de Microsoft Excel. Permite ver las diferencias y problemas que se encuentran entre dos libros Excel. Al momento de usarla se debe ser específico al seleccionar las opciones que queremos revisar en los resultados de la comparación de los libros que vamos a comparar, como fórmulas, macros o formato de celda, y luego ejecutar la comparación.

El siguiente paso a paso te indica cómo usar la función de Comparar:

1. Tenemos que tener abierto los dos archivos que vamos a comparar con la función, en uno de los archivos nos vamos a dirigir a la pestaña de “consulta” o “Inquire” en la cinta de herramientas de excel en la parte superior.
2. Luego tocamos en la opción comparar, si tenemos abiertos dos libros de Excel el sistema los identifica de una vez para abrir, si no tendrás que seleccionar cuáles son los libros que vamos a comparar.
3. Casi de inmediato se nos abrirá una presentación donde nos señala con colores y diagramas muy sencillos donde están las diferencias, ya sean, por el uso de fórmulas erradas o distintas o también valores de datos que son diferentes.

Este aspecto puede tener los gráficos o resultados inmediatos dependiendo de las diferencias o incongruencias que tengan los documentos.

Comprender los resultados

Los resultados deben ser la parte más sencilla, puesto que con los gráficos que te arroja el Excel te muestra donde hay diferencias o incongruencias. Al final el gráfico revela de forma muy directa la cantidad de fórmulas, su función y en donde están la formulas, solo por hablar de estas. También puedes exportar a un documento Excel los resultados y guardar esta comparación para tenerla en cuenta si se va a llevar un proceso de edición de los libros en dado caso.

Consulta de complementos de Excel

En dos casos puede ser que no esté presente en la cinta de utilidades la pestaña de “Consulta” o “Inquire” y pueda estar impidiendo que nosotros podamos ejecutar esta función.

En el primer caso, contamos con una versión de Microsoft office compatible con esta función.

En este caso nos vamos a dirigir al apartado de archivo en la cinta de utilidades y en seguida a Opciones. Nos vamos a complementos. Nos tenemos que asegurar que en la pestaña de “Administrar” esté seleccionada la opción de “complementos COM” y hacemos clic en “Ir”. En el siguiente recuadro que nos aparece, vamos a asegurarnos de que esté seleccionada la opción de “Consulta” o “Inquire” y aceptamos.

En el segundo caso, puede que tengamos una versión de Microsoft Excel que no cuente con esta función, también puede suceder que el administrador del sistema de su compañía no permite el uso de esta función en Excel.

Pasos siguientes

Los siguientes pasos dependerán completamente del interés en realizar la comparación. La edición del documento puede realizarse de inmediato y determinar cuáles son los valores correctos y erróneos dependerá también del usuario que está realizando la comparación.