¿Cómo compartir tareas y notas en Outlook? - Aprende a compartir tus tareas y notas

Actualmente, Outlook es una de las plataformas para correos que se utiliza más en el área empresarial. Esta aplicación de Microsoft no es solo para enviar o recibir correos, sino que Outlook tiene varias herramientas capaces de permitirnos realizar otras acciones, entre ellas el uso del calendario, gestión de contactos, integración de aplicaciones, reuniones, tareas y notas.

La plataforma de Outlook puede ser usada como una aplicación completamente independiente para el trabajo continuo, o como un servicio de correos que destaca por su alta funcionalidad, herramientas, permisos y seguridad.  Es importante destacar que tiene un alto grado de almacenamiento gratuito, permitiendo guardar grandes cantidades de correos electrónicos tanto enviados, como recibidos.

Outlook permite llevar una gestión más organizada y legible de lo que son nuestras tareas y notas, ya que muchas veces podemos perderlas entre tanto volumen de documentos digitales que lo ideal es formarlas en una carpeta, para ello, Outlook cuenta con esta herramienta lo suficientemente funcional y práctica.

Además, que, si es una tarea de nuestro trabajo, universidad, colegio, etc., lo ideal es aprender a compartir estas actividades o carpetas y así los demás interesados tengan todo el acceso. En este artículo te enseñaremos a compartir tareas y notas desde tu propio correo electrónico Outlook.

¿Qué es Microsoft OneNote en Outlook?

La plataforma de Outlook cuenta con una aplicación conocida como Microsoft OneNote, esta herramienta funciona para tomar notas y organizar las tareas. Microsoft OneNote está integrada con Outlook, y además está capacitada para crear notas, imágenes, video y audios, y así organizarlas en una nueva página. Todas estas notas se pueden compartir con otros usuarios por medio de la sincronización de cuentas.

Es importante saber que para hacer uso de esta aplicación debes contar con una cuenta de Outlook ya verificada, que solo debes seguir los pasos para vincularla con OneNote. Para crear una cuenta Outlook solo necesitas un dispositivo, ve a la plataforma de Outlook a través de la página Web, presiona en “Iniciar sesión”. Después de iniciar sesión vas a registrar cuenta y allí llenas todos los datos que te piden (nombre, correo, clave, etc.). 

Luego de tener la cuenta creada, revisa todo, modifica la seguridad de tu cuenta y ya podrías iniciar tu proceso con Outlook.

En Outlook, los miembros pueden crear una nota en OneNote desde un correo electrónico nuevo o algún congreso programado. Además, Outlook permite agregar notas ya existentes a un correo electrónico o reunión, ya que puedes compartir los apuntes o recibir las notas compartidas.

Es importante contar con esta integración que ofrece la plataforma de Outlook, ya que OneNote nos permite, sin duda, mantener toda la información relevante en una sola carpeta o, en este caso, aplicación. De este modo, se tendrá toda esta información en un único lugar facilitando el acceso, ya que, en la barra de texto “Buscar” puedes escribir una palabra clave y te aparecerá el documento.

Características de Outlook 

• Vista previa de mensajes: La vista previa de los mensajes de Outlook muestra, de cada uno de ellos, el título, el asunto y una línea del cuerpo del mensaje, por defecto. Es posible cambiar la visualización del número de líneas del cuerpo del mensaje de 1 a 2, e incluso a 3, para tener más información del mensaje sin necesidad de abrirlo.
• Direcciones de correo personalizadas: Los suscriptores de Microsoft pueden crear una dirección de correo electrónico personalizada asociada a su buzón de Outlook.com.
• Seguridad avanzada de correo electrónico: Como suscriptor de Microsoft, se obtienen herramientas de seguridad mejoradas que ayudan a proteger la bandeja de entrada de la suplantación de identidad (phishing) y el malware.
• Email cifrado: Outlook.com incluye la opción de cifrar los correos electrónicos para mayor seguridad.
• Recordatorio de adjuntos: Outlook puede impedir que se envíe un correo electrónico sin datos adjuntos. Si se escribe las palabras 'datos adjuntos' o 'adjuntar' y se intenta enviar el correo electrónico sin incluir datos adjuntos, Outlook recordará que puede que se haya olvidado de adjuntar un archivo.
• Administración de calendario: Outlook permite programar reuniones y citas, y realizar un seguimiento de las tareas pendientes.
• Almacenamiento de contactos: Outlook permite almacenar nombres y números de los contactos.
• Integración: Outlook se integra con otras aplicaciones de Microsoft, como Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Publisher y Access.
• Interfaz sin anuncios: Los suscriptores de Microsoft 365 pueden disfrutar de una interfaz sin anuncios en Outlook.com.
• Movilidad: Outlook permite acceder al correo electrónico desde cualquier lugar y dispositivo.

¿Cómo activar MS OneNote en Outlook?

La herramienta de OneNote en Outlook sincroniza de forma automática cada una de las notas que están asociadas a la cuenta de correo Outlook correspondiente (puede ser tanto profesional como académica). Si usas alguna aplicación externa para tus notas en tu dispositivo, solo debes probar que exista una vinculación con OneNote y pasarlas todas.

Como la función de ONeNote de Outlook es una opción que te aparta todo aquello que esté relacionado con notas, anclando en tu barra principal de herramienta, lo ideal es que compruebes si está activada, si no, no podrá llevarse a cabo el registro. Para lograr activar OneNote en Outlook debes seguir los pasos de a continuación:

Accede a la ventana de opciones de Outlook

• Entra a la plataforma de Outlook e inicia sesión con tu correo y contraseña asignada. Debes tener una cuenta de Outlook activa, de lo contrario, debes crear una cuenta.
• Luego de entrar a la cuenta, ve a la bandeja de entrada de correos.
• Abre el correo electrónico que deseas compartir con OneNote.
• Ve a los tres puntos verticales ubicados en la parte superior de la ventana.
• Haz clic en la sección de “Opciones” que notarás en el menú desplegable.

Cambia el estado de OneNote a activo

• En el apartado de “Opciones” de la cuenta, debes seleccionar donde dice “Complementos” o “Agregar más complementos” dentro del menú.
• Al presionar en la opción anterior, puede pasar que, en algunas ocasiones, Outlook maneja la versión antigua donde entras en “Administrar” en la zona inferior de la ventana de Outlook, allí activas el complemento que necesitas, en este caso OneNote.
• En la versión más reciente de Outlook solo presionas sobre “Agregar complemento” y se activa automáticamente el OneNote.
• Cuando presionas sobre la opción, estás enviando directamente ese correo a la carpeta de OneNote de Outlook.
• Te aparecerá la opción de “Aceptar” para registrar cambios, o se guardará automáticamente. ¡Ya tienes tu OneNote de Outlook agregada a tu barra de herramientas!
• Siempre debes hacerlo para cada correo para que se active automáticamente.

¿Cómo utilizar OneNote para añadir una nueva tarea a tu lista de tareas de Outlook?

La extensión de Outlook, es decir, OneNote, debe ser actividad antes de hacer uso de ella. Por lo general, se va activando para cada correo que desees mover a “Tareas” o “notas”, ya que, ambas herramientas pueden sincronizarse por medio de tu cuenta de correo Microsoft.

Hay una serie de pasos para utilizar OneNote desde tu correo Outlook, te mostramos a continuación cómo hacer uso de la aplicación para crear nuevas tareas pendientes en tu página.

• Entra a tu cuenta de Outlook desde tu dispositivo y abre la aplicación de OneNote.
• En la parte superior de la pantalla de tu dispositivo están las opciones de “Aplicaciones”, allí mismo puedes abrir OneNote.
• Abre la página ya existente, o crea una nueva página en su defecto.
• Agrega los detalles de la tarea que deseas destacar, como el título, fecha de entrega, y una breve descripción.
• Resalta (en la barra de etiquetas) las palabras de tu tarea.
• Para destacar la tarea como pendiente, puedes darle en la opción de etiquetas y asignar “Tarea pendiente”. Este procedimiento está completamente sincronizado con Outlook y su barra de tareas.
• Dentro de la misma pestaña de tareas, tienes las estadísticas del plano, que es básicamente asignar una categoría, un tiempo determinado, y en algunos casos un recordatorio.
• Después de verificar todo, debes guardar los pasos en “Guardar y cerrar” o si tienes el guardado automático, todos estos cambios quedarán allí para recordarte tus pendientes.

De este modo, las tareas estarán disponibles tanto en la aplicación de OneNote como en tus tareas de Outlook directamente. Cualquiera de estas herramientas tendrá la información que estés buscando, solo debes entrar en ella y seguir el protocolo.

¿Cómo crear tareas de Outlook en OneNote?

Mientras vayas tomando notas o programando proyectos, es posible que te preguntes cómo puedes recordar todo eso, más aún si es por uso empresarial. A través de estas herramientas es posible realizar y cumplir con todas estas tareas acumuladas de la semana. A continuación, te mostramos cómo puedes llevar tu propio seguimiento.

Para crear tareas en OneNote lleva a cabo lo siguiente: 

• Dentro de la aplicación de OneNote, seleccione las palabras para la tarea.
• En el menú que aparece sobre la barra, presiona en la flecha del botón Tareas de Outlook y elija un recordatorio.
• Como son procedimientos sincronizados, la tarea se verá en ambas extensiones, tanto en OneNote como en Outlook.

Buscar una tarea en OneNote

• Para buscar la tarea dentro de la aplicación de OneNote, basándote en las etiquetas que seleccionaste antes, elige “Buscar etiquetas”.
• Todas las tareas estarán en el panel Resumen de etiquetas de la derecha de la pantalla.
• Las tareas de Outlook deben tener sus verificadores o marcas, también se pueden visualizar las etiquetas de OneNote, como las cosas que ha marcado como preguntas o para realizar un seguimiento.

Marcar una tarea como terminada

• Dentro del sistema de Resumen de etiquetas en la aplicación de OneNote, elige un indicador junto a la tarea que deseas destacar de Outlook.
• La tarea se marcará como terminada en el panel de Resumen de etiquetas en OneNote y en la plataforma de Outlook.
• Al marcar una tarea como acabada en Outlook, OneNote también marca la tarea como completa cuando Outlook y OneNote se sincronizan.
• Cuando marca una tarea como terminada en OneNote, la tarea también se marca como completa en Outlook y se elimina de su lista de tareas.
• Para agregar la tarea de nuevo en Outlook hay que marcar nuevamente la casilla.

Eliminar una tarea

• Cuando ya no necesita una tarea, puedes eliminarla. Hay dos opciones; al eliminar una tarea de Outlook también se elimina la etiqueta (marca de verificación) de OneNote (el texto permanece en la nota de OneNote). Otra opción es eliminar las etiquetas de OneNote y mantener las tareas en Outlook.

 Para eliminar definitivamente la tarea de Outlook, pero no en OneNote:

• Presiona en las etiquetas de las notas y ve a la opción de Eliminar tarea en Outlook.
• Toda la información se conservará en OneNote, pero no en Outlook.

Para mantener la tarea en Outlook y quitar la marca de OneNote:

• Selecciona las etiquetas agregadas a la tarea y presiona en Quitar etiqueta.
• La marca se eliminará de OneNote, pero la tarea permanecerá en Outlook hasta que decidas eliminarla.
• Con estas herramientas de Microsoft, OneNote y Outlook también pueden funcionar para reuniones, enviar y recibir tareas y así poder editarlas.

¿Cómo guardar un correo de Outlook en OneNote?

Si quieres utilizar OneNote junto con Outlook, existe una forma fácil para agregar mensajes de correos electrónicos Outlook a OneNote, o incluso alguna invitación a reuniones de Outlook por medio de la aplicación OneNote. Te mostramos cómo hacerlo desde tu ordenador Windows, Macs o la propia Web. 

Enviar correo electrónico Outlook a OneNote en Windows:

• Haga clic en la sección de “Opciones” en la aplicación de escritorio Outlook Microsoft.
• Cuando el apartado de opciones de Outlook se abra, a la izquierda de la pantalla, presiona en “Avanzadas”.
• En la parte derecha del cuadro, luego de presionar sobre “Avanzadas”, debes ir hasta el apartado de “Otros”, y rectifica que la opción de “Usar” tenga habilitada la opción de OneNote con OneNote para Windows 10
• Debes presionar en “Aceptar”.
• Si en algún punto no te interesa tener esta herramienta habilitada, puedes revertir el procedimiento. Por lo general, Outlook está en constante actualización, a veces puedes vincular OneNote directamente desde complementos, aunque sea un correo.

Habilitar OneNote para Mac: 

• Al entrar en tu Mac, ve a tu correo de Outlook y accede con tus datos (correo y clave).
• Ve a la Bandeja de entrada (entra a la carpeta de buzón que desees) presiona dos veces sobre el correo que deseas abrir para gestionar tu procedimiento.
• En el Calendario, presiona dos veces para abrir el correo o reunión OneNote.
• Cuando veas la lista de opciones en la ventana, presiona en “Enviar a OneNote”.
• Presiona sobre el elemento que quieres enviar específicamente a OneNote.
• Dentro del OneNote, presione en “Bloc de notas” y la carpeta o sección donde deseas guardar tu correo.
• Haga clic en Guardar.

Habilitar OneNote en la Web:

• Abra su correo Outlook en su computador.
• Al entrar en la bandeja de entrada, o en cualquier carpeta de Buzón, presiona dos veces sobre el correo que quieres enviar a OneNote.
• Si es una reunión, ve a “Calendario” y presiona sobre lo que deseas enviar.
• En la parte superior de la pantalla, presiona en “Más opciones” identificado por los tres puntos horizontales.
• Presiona en OneNote del menú.
• Al estar en OneNote, dirige la información al bloc de notas, y en la sección que deseas que se guarde la información.
• Ve a la opción de Guardar.

¿Cómo usar OneNote para encontrar una tarea o un mensaje?

Para encontrar las tareas que guardaste en tu aplicación de OneNote desde Outlook, te recomendamos seguir estos simples pasos:

• Abre la página de OneNote desde tu dispositivo.
• Entra en pestaña de inicio o principal de la aplicación de OneNote.
• En el bloc de notas, o en la barra de texto “Buscar” escribe la palabra clave o el texto exacto del informe que necesitas.
• La aplicación OneNote se encargará de buscar entre todas tus notas guardadas basándose en coincidencias con tu búsqueda.
• Los resultados de tu investigación se ven en la parte derecha de la pantalla de OneNote, por lo general, es una lista de páginas que contienen la palabra o frase que buscas. Presiona la específica para que veas el contenido completo.
• Si tienes mucho contenido en OneNote, puedes usar la técnica de 'Ctrl + F' en Windows o 'Command + F' en Mac y así buscas de forma más específica.
• No solo puedes buscar en tus notas, también puedes limitar esta búsqueda a una sección específica, por ello, cuando envías un correo a esta aplicación, se recomienda enviarlo a una sección o carpeta específica en el bloc de notas.

De esta manera, y de forma sencilla, puedes encontrar el correo o tarea que hayas compartido a tu OneNote.

¿Cómo usar OneNote con reuniones?

La aplicación OneNote es una función ideal para tomar notas en medio de una reunión, y así lograr compartirla con todos los participantes.  Te mostramos cómo puedes tomar estas notas en reuniones:

Tomar notas en una reunión programada de Outlook: 

• En la plataforma de Outlook, abre el congreso en el que deseas tomar nota.
• Seleccione “Reunión” en “Notas de la reunión'.
• En el cuadro de Notas puedes seleccionar “Compartir notas con la reunión'. De este modo, puedes compartir los apuntes con los demás integrantes del grupo.
• Si quieres tomar notas para ti mismo, sin compartir con tus compañeros, selecciona en “Tomar sus propias notas”.
• En el cuadro de Notas selecciona la ubicación en OneNote y toma las nuevas notas Luego presionamos en “Aceptar”.
• Recuerda que la página de OneNote está vinculada a Outlook, guardando así todos los detalles en ambas páginas.

Tomar notas en Skype Empresarial: 

• En la aplicación Skype Empresarial, envía un mensaje para iniciar la llamada o videollamada. Presiona en “Reunirse” dentro del menú.
• Dentro del cuadro selecciona tu ubicación en la app de OneNote, presiona en las notas y crea una nueva.
• La página de OneNote está directamente vinculada con Skype empresarial, de tal modo que cualquier detalle se guardará de forma automática. Y las notas estarán en ambas plataformas.

Compartir notas durante una reunión: 

• En el formato de OneNote para la Web, abre el bloc de notas que deseas compartir.
• Presiona sobre el archivo en “Compartir” o “Compartir con otras personas”.
• A la derecha del cuadro de diálogo de “Compartir” escribe los correos electrónicos de las personas que desean las notas que tomarás en la reunión. Recuerda que, si eres el encargado de tomar las notas, debes tener mucho cuidado y tomar los apuntes específicos pero importantes.
• Puedes editar los permisos, por ejemplo, si quieres permitir que los usuarios editen el bloc de notas o que solo lo vean.
• Para finalizar, presiona en “Compartir”.

Invitar a otros participantes a compartir Bloc de notas:

Si deseas que otros usuarios tengan acceso a tus notas compartidas después de tomar los apuntes en la reunión, puedes enviarles una invitación a sus correos siguiendo estos pasos:

• Abrir el bloc de notas que tomaste de la reunión y ahora deseas compartir en OneNote para la web.
• Presiona o haz clic sobre el archivo y luego en “Compartir” o “Compartir con otras personas”.
• Dentro del cuadro del Bloc de notas, al presionar en “Compartir”, escribe las direcciones de correo de cada participante de la reunión.  Cuando envíes la invitación, ellos solo deben aceptar y ya tendrán consigo los nuevos apuntes.
• Puedes jugar con los permisos, si quieres que puedan editar y agregar información, puedes activarlo, y si no, solo pueden ver el bloc de notas mas no modificar.
• Haz clic en “Compartir” para finalizar.

Importancia de OneNote como herramienta de Outlook

En general, la aplicación de OneNote en Outlook es importante porque permite a los usuarios tomar notas y hacer listas de tareas directamente desde Outlook, lo que facilita la organización y el seguimiento de las tareas pendientes, y también permite compartir y colaborar en notas y cuadernos con otros usuarios.

El llevar a cabo la integración de OneNote en Outlook es de gran ayuda porque además de permitir a los usuarios tomar notas de actividades, tareas grupales, reuniones, etc., también te permite categorizar y, por lo tanto, mantener como un archivador de notas importantes que puedes buscar al necesitarlas.