¿Cómo configurar respuestas automáticas en Outlook? - Sistematiza tu negocio

A lo mejor alguna vez te ocurrió que enviaste un correo electrónico a otro usuario y de inmediato te llegó una respuesta. Te estarás preguntando cómo es eso posible, ¿Cómo les daría tiempo de enviar una notificación? ¿Será que hay una persona que gestiona todo el tiempo los correos y se dedica a responder muy rápido?

Te informamos que no, sino que utilizan una función muy valiosa de Outlook y son las respuestas automáticas. Si no sabes cómo configurar esta opción y deseas empezar a enviar tus propias respuestas prediseñadas, aquí te enseñamos qué hacer.

¿Por qué configurar respuestas automáticas en Outlook?

Esta función diseñada por Outlook de Office te permite mandar de manera automática una respuesta a tus usuarios cada vez que envíen un email. Lo puedes hacer por periodos de tiempo (ajustar fechas específicas) y es esencial sobre todo en la parte profesional.

Imagínate que te vas de vacaciones, pero tu trabajo se relaciona con estar en constante contacto con otros usuarios. Para no preocupar a los demás, y tampoco restar tu tiempo de dispersión por estar respondiendo correos, existe la alternativa de configurar respuestas automáticas. También se le conocen como respuestas de fuera de la oficina y está disponible en otros servicios de mensajería como Gmail.

Beneficios de configurar respuestas automáticas en Outlook

Ahora bien, vamos a enumerar las virtudes y grandes ventajas que tiene esta función.

• Optimización en el flujo de trabajo: Si bien, configurar respuestas automáticas se utiliza principalmente fuera de la oficina, también permite optimizar el proceso en tu empresa. Es una herramienta útil, porque dependiendo del mensaje automático, permitirá conocer a terceros (bien sea clientes, proveedores o accionistas) la situación actual de la compañía. Por ejemplo, el mensaje puede afirmar que su correo se ha recibido con éxito y en la brevedad posible será respondido.
• Avisar a tus contactos que estarás ausente: Bien sea por vacaciones, asuntos personales o reposo por enfermedad. Si es tu situación, es crucial informarles a tus destinatarios que estarás ausente para que sepan a quién más pueden consultar.
• Respuestas concisas y rápidas: Las respuestas automáticas deben ser cortas y precisas. Que no supere las 7 líneas y como norma general incluya el tiempo que estarás fuera, el motivo, una fecha de reincorporación y un contacto alterno.

¿Cuáles son las respuestas automáticas en Outlook más comunes?

Es importante que sepas que, aunque envíes una respuesta afirmando que no podrás atender al usuario en ese momento, el correo sí llega a tu cuenta. Pero es fundamental que los demás sepan que no obtendrán una respuesta en un lapso de tiempo. Si bien puedes configurar la respuesta que desees, algunos ejemplos de las más empleadas son así:

• Estoy fuera de la oficina desde DD/MMM hasta DD/MM, sin acceso al correo.
• Saludos cordiales, estoy de vacaciones hasta DD/MM, cuando retorne atenderé tu pedido.
• En este momento no estoy disponible, puedes comunicarte con XXX-XXX

Tipos de respuesta automática en Outlook

Existe muchos tiempos de respuestas automáticas. La principal y más empleada es ‘Fuera de la Oficina’ para una empresa con diferentes razones:

• Por enfermedad.
• Por vacaciones.
• Para los clientes.
• Por maternidad/paternidad
• Para compañeros
• Por ausencias personales.

Además, hay dos maneras de configurar estos correos en Outlook de Office. Su empleo depende principalmente del tipo de cuenta que poseas.

¿Cómo configurar respuestas automáticas en Outlook en la web?

Para los que no usan la versión cliente de Outlook, sino que ingresan desde la Web, el proceso es:

1. Inicia sesión en tu cuenta Outlook desde tu navegador (Por ejemplo, Chrome, Microsoft Edge).
2. Una vez en la ventana de inicio, presiona en su parte superior derecha el ícono de engranaje.

1. Ahora en la nueva ventana hay una barra de búsqueda donde vas a escribir ‘Respuestas automáticas’. Según la versión del lado derecho de la barra de búsqueda, hay múltiples alternativas. Busca la que dice ‘Respuestas automáticas’.
2. Aparecerá un menú con diferentes opciones y un cuadro de texto para escribir el mensaje que deseas configurar como respuesta automática. A su vez, poseen la alternativa de elegir un intervalo de tiempo en el cual se enviarán estos correos a los usuarios.

1. Si usas la versión Microsoft 365, también cuentas con múltiples acciones, por ejemplo, casillas de opciones que incluyen ‘Bloquear mi calendario durante este periodo’, ‘rechazar y cancelar mis reuniones durante este periodo’. En caso contrario, puedes seleccionar ‘Enviar respuestas solo a los contactos’. De este modo, no se enviarán respuestas automáticas a ‘asuntos, correo no deseado, notificaciones’.
2. Ahora solo tienes que cerrar la ventana y los cambios se guardan en automático.

Al configurar respuestas automáticas en Outlook app (de escritorio) también se activarán cuando ingreses en Outlook Web. Es decir, se conserva siempre que estés utilizando el mismo correo electrónico.

¿Cómo configurar respuestas automáticas en Outlook en la app?

Si tienes descargada la aplicación de escritorio de Office, los pasos son similares. El proceso es idéntico para la mayoría de versiones Outlook recientes. Esto incluye Outlook 2021, 2019, 2016 y Office 365.

Otro aspecto importante es que no necesariamente tienes que configurar las respuestas automáticas con un correo Outlook, puedes usar un correo Gmail o cualquier otro. Entonces:

1. Ingresa a la App de Outlook con tu cuenta empresarial (o personal).
2. Dirígete a la pestaña de ‘Archivo’.
3. Ahora serás redirigido a la sección ‘Información’. En la parte inferior tendrás la opción de ‘Respuestas automáticas’ y haz clic sobre ella.
4. Se abrirá una ventana, en ella pulsa en la casilla ‘Enviar respuestas automáticas’. 
5. En la parte inferior tendrás un cuadro de texto para colocar el mensaje que deseas enviar como respuesta automática.
6. Adicionalmente, puedes elegir un intervalo de tiempo para enviar estos correos. De este modo, quedará configurado solo por ese lapso y una vez cumplido, se desactivarán las respuestas automáticas.
7. Puedes elegir enviar la respuesta solo a tus contactos marcando la casilla que está al final. En caso de usar Gmail, y de igual modo quieres manar respuestas automáticas, prueba primero a sincronizar tus contactos.

Además, en la parte inferior de la ventana hay un botón para configurar ‘Reglas’. Al pulsar allí aparecerá una nueva pestaña titulada ‘Editar reglas’. Allí podrás definir algunos parámetros antes de enviar una respuesta automática. Por ejemplo, elegir un correo de un remitente específico. Al terminar presiona en ‘Aceptar’.

1. Por último, cuentas con la opción ‘fuera de mi organización’ y marca la casilla de ‘Autorresponder a personas que no pertenezcan a mi organización’. Esto último es útil para responder a los usuarios que están fuera de tu dominio Microsoft. Ahora también escribe el cuerpo del mensaje que deseas enviar como respuesta automática.
2. Pulsa ‘Aceptar’. Esta opción la puedes desactivar en cualquier momento de manera manual.

Dependiendo de tu versión Outlook puede ser que no te aparezca la opción de 'Respuestas automáticas' al ingresar en ‘Información’. Esto se debe a que no todos los correos electrónicos Outlook admiten esta característica. No obstante, existe otra manera de poder enviar respuesta de modo automática mediante el uso de reglas.

De ser así busca ‘Complementos COM deshabilitados y lentos’ luego:

1. Diseña una plantilla para cuando no estés disponible: crea un nuevo mensaje. Te recomendamos que en el cuadro de texto lleve un asunto además del cuerpo. Ahora ve a ‘Archivo’ y luego ‘Guardar como’. Colócale un nombre a tu plantilla, por último, en tipo de archivo, selecciona ‘Plantilla de Outlook’ que contará con la extensión .oft. Para finalizar, selecciona dónde quieres su ubicación y presiona guardar.
2. Listo para crear una regla fuera de la oficina: Ve a la sección ‘Archivo’ y ‘Administrar reglas y tareas’. En la nueva pestaña ubícate en ‘reglas de correo electrónico’ y pulsa en ‘Nueva regla’. Luego, presiona la casilla de ‘Aplicar regla a los mensajes que reciba > Siguiente’. Ahora sigue las instrucciones que aparecen en pantalla, pero no configures nada en los cuadros de paso 1 y paso 2. En la sección ‘¿Qué desea hacer con el mensaje?’, pulsa la casilla ‘reenviarlo usando una plantilla determinada’. Después haz clic sobre ‘Buscar en’ para seleccionar la plantilla a emplear para respuestas automáticas. Por último, sigue las instrucciones, ajusta las excepciones, colócale un nombre a la regla y presiona en ‘Finalizar’. Es importante que Outlook se quede en ejecución para mandar las respuestas automáticas.