¿Cómo hacer gráficas en PowerPoint? - Representa tus datos de forma gráfica

PowerPoint es una herramienta muy útil para hacer presentaciones visuales. Tanto estudiantes como profesionales se apoyan en ella al momento de exponer a un público sobre un tema.

Dentro de sus funciones están el poder insertar videos, y hacer gráficas ilustrativas. En este post te explicamos cómo diseñar tus propios estilos y configurar los valores. Además, de que existen muchos tipos y cada uno tiene una función distinta.

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¿Qué son los gráficos en PowerPoint?

Los gráficos son formas representativas de datos e información de gran densidad que se reduce en una imagen. Son ideales para entender de manera visual tendencias, patrones y constantes, que explicados de manera textual resultan más difíciles de comprender. Es común encontrarlos en la interfaz gráfica de usuario de ciertos programas como Microsoft.

Son un instrumento valioso en diferentes profesiones. Por ejemplo, en epidemiología para conocer y comparar la prevalencia de enfermedades. También en el comercio, marketing y economía de los mercados para comparar diferentes productos y ver su comportamiento en el tiempo.

En este sentido, los gráficos forman parte de las herramientas que posee PowerPoint y que permiten representar un conjunto de datos de una forma amena para el público. Este programa te permite elegir entre varios tipos y estilos, ya que cada uno posee características propias. Elegir el gráfico correcto es importante, puesto que permite que las variables a representar se entiendan.

En PowerPoint encontrarás diferentes tipos de gráficos, cada uno atiende a necesidades diferentes y su uso dependerá del tipo de dato que quieras ilustrar

• Columnas: Los datos se distribuye en barras verticales. Cada barra representa una variable diferente y los puedes agrupar en categorías. Pueden ser columnas, agrupadas o apiladas.
• Línea: Aquí los datos se conectan por puntos en líneas y son ideales para explicar tendencias en el tiempo. Permite conocer en qué períodos (medidos en meses o trimestres) ciertas variables (Por ejemplo, ventas de un producto) están aumentadas o disminuidas.
• Circular: Perfectos para comparar proporciones de diferentes categorías. También se conocen como diagramas de torta.
• Barra: Son barras horizontales y su función es similar al de las columnas. Permite establecer comparaciones entre dos o más datos individuales.
• Histogramas: Aquí se representan las frecuencias de los datos que pertenecen a una clase o distribución. Por ejemplo, rango de edades.

Estos son los más empleados por los usuarios, pero PowerPoint posee otros tipos de gráficos: áreas, XY dispersión, mapa, cotizaciones, superficie, radial. Para versiones Office 2016 en adelante están: de rectángulos, proyección solar. Además, cuenta con diagramas de cajas y bigotes, cascada, embudo y combinado.

¿Cómo crear gráficos?

Si necesitas diseñar un gráfico en PowerPoint para mostrar tus estadísticas, entonces los pasos a seguir son:

1. Ingresa a PowerPoint y ve a la diapositiva que deseas crear un gráfico de cero.
2. Haz clic en la pestaña ‘Insertar’ y luego sobre la sección de ilustraciones pulsa en ‘Gráfico’.

1. En la ventana emergente podrás elegir los diferentes tipos de gráficos que están disponibles. Selecciona aquel que quieres insertar, verás que de cada uno tendrás diferentes estilos y una vista previa de cómo sería el resultado final.
2. Al seleccionar el tipo de gráfico tienes que elegir el estilo del mismo. Por ejemplo, si es un gráfico de columna, podrás escoger entre columnas agrupadas, apiladas, en 3D o una mezcla de estas opciones.
3. Ahora pulsa en aceptar y se generará tu nuevo gráfico. A la par aparecerá una nueva pestaña de Excel en el cual ingresarán los datos que se representan en el gráfico.

Además de los modelos prediseñados de PowerPoint, también puedes incorporar una plantilla propia. Para ello, cuando pulses en ‘Gráficos’ selecciona la opción de ‘plantilla’ y luego debes buscar la dirección del archivo.

¿Cómo editar gráficos?

Luego de que tienes definido qué gráfico usar, llegó el momento de editarlo.

1. Cuando seleccionas el tipo de gráfico y presionas en ‘aceptar’ obtendrás una nueva ventana de Excel titulada ‘gráfico en Microsoft PowerPoint’. Aquí podrás editar los datos.
2. Añade o elimina elementos en el cuadro de Excel. Recuerda identificar qué valores corresponden a las columnas y cuál a las filas. No obstante, siempre se muestra un ejemplo preliminar para orientarte. Cuando tengas todos tus datos listos, haz clic en ‘cerrar la ventana de Excel’.
3. De forma alternativa verás junto a tu gráfico tres íconos, si presionas en el botón ‘+’ ubicado en la esquina derecha superior podrás incluir o quitar elementos. Por ejemplo, barras de error o líneas de tendencias, Pero también hay muchas otras opciones.
4. Con el ícono de ‘pincel’ podrás definir el estilo y color de tu gráfico. Contarás con escalas monocromáticas y multicolores.
5. El tercer ícono corresponde a ‘Filtros del gráfico’ y con él podrás editar los valores de cada variable de una manera más organizada.
6. Ahora tendrás tu gráfico listo, pero también cuentas con dos nuevas pestañas para editar ‘Diseño de gráfico' y ‘Formato’.

En ‘diseño de gráfico’ podrás volver a modificar tus datos en caso de necesitarlo. Con ‘seleccionar datos’ tendrás opciones avanzadas, por ejemplo, intercambiar ejes de valores. En estilos de diseño podrás elegir diferentes modelos visuales de ese tipo de gráfico. También cuenta con un botón para cambiar los colores a conveniencia.

Con la sección ‘agregar elemento de gráfico’ podrás añadir títulos, etiquetas o leyendas, ideales para dar explicaciones. Por último, en ‘diseño gráfico’ encontrarás estilos diferentes de cómo mostrar los elementos gráficos. En la pestaña de ‘formato’ podrás editar los estilos de fuente, colores de fondo y cuenta con otras herramientas de diseño.

¿Cómo hacer un gráfico de barras en PowerPoint?

Los gráficos de barra son excelentes para representar datos cuantitativos y cualitativos.

1. Pulsa la pestaña Insertar > Gráfico > Gráfico de barras.
2. Selecciona el estilo de tu gráfico (es decir, si quieres que sea agrupada, apilada, 100% apiladas…).

1. Introduce los datos en la nueva pestaña de Excel que se vincula a tu gráfico. Por ejemplo, si en tu caso escogiste ‘Columnas agrupadas’ entonces en el eje de las X están las categorías. Mientras que en el eje de las Y los valores.
2. En el recuadro de Excel las categorías están en la primera columna y puedes colocarles el nombre de la variable a evaluar. Por ejemplo, ‘Ventas de España, Ventas de Francia’.
3. En el eje de las Y (las series) le asignas las variables o valores que corresponden a cada categoría. Recuerda que en este eje están también los valores numéricos en escalas. (La cual se ajusta según el valor más alto y más bajo presente).
4. Siempre puedes eliminar o agregar nuevas categorías y series. Para ello selecciona la fila o columna que deseas quitar y pulsa clic derecho > Eliminar > Fila/columna completa.

¿Cómo hacer una gráfica lineal en PowerPoint?

Este tipo de gráficos emplea líneas para unir los datos que provienen de las columnas (categorías) pero distribuidos de forma uniforme. Todo a lo largo del eje Horizontal como si de una línea de tiempo se tratara.

Por otro lado, los datos de los valores se distribuyen de manera uniforme en el eje de las Y. Este tipo de gráfico es importante cuando el orden en que se presentan los puntos es importante.

1. Ingresa en ‘Insertar > Gráfico > Gráfico lineal’.
2. Selecciona el tipo de gráfico de líneas (Líneas, apiladas, 100% apiladas…)
3. Deposita los valores correspondientes en la hoja de Excel.
4. Selecciona el estilo y los colores que consideres pertinentes.
5. Siempre tienes la opción de agregar más series (Columnas) o categorías (filas, en el eje horizontal).
6. Para editar el gráfico, presione en los íconos que aparecen a un costado de él. Como alternativa también puedes ingresar en las pestañas ‘Diseño de gráfico’ y ‘Formato’ para configurar valores individuales (como fuente de texto, colores diferentes a los de la presentación).

¿Cómo hacer una gráfica en PowerPoint con datos de Excel?

En algunas ocasiones tendrás un libro u hoja de cálculo Excel con todos los datos ya organizados. Desde aquí es posible insertar los gráficos, incluidos los de Pareto, lineales, circulares, etc. No obstante, para efectos de una presentación es mejor emplear PowerPoint en vez de otro Software. Pero en vez de transcribir los datos manualmente o hacer una gráfica de cero, solamente tienes que filtrar esta gráfica en PowerPoint para que la tengas lista.

Recuerda que lo que se ve plasmado en el gráfico son los mismos resultados que están en las tablas de datos. No obstante, el gráfico es una interfaz que permite tener una idea más visual y entendible para cualquier usuario. Para hacer una gráfica en PowerPoint con datos ya definidos en Excel:

1. Ve a Microsoft Excel y abre el documento donde posees la tabla de datos que deseas graficar en tu presentación.
2. Ahora ve a la pestaña de ‘Insertar’ y pulsa sobre el ‘estilo de gráfico’ que deseas emplear. En caso de no saber cuál se ajusta mejor a tus datos, Excel te proporciona un botón de ‘Gráficos recomendados’
3. Selecciona el gráfico de Excel y pulsa clic Derecho > Copiar. Otra alternativa es la combinación de teclas [Ctrl] + [C].
4. Ahora ve a tu presentación de PowerPoint y en una nueva diapositiva presiona ‘pegar’. También puedes hacerlo con [Ctrl] + [V].